Een briljante vergaderhulp!

Wil je met je team effectiever vergaderen? Doe het volgende:

1. Neem een half uur in de eerstvolgende vergadering.
Daarin schrijft ieder teamlid (5 minuten) voor zichzelf op:
a. Wat zijn 2 kwaliteiten die ik graag inbreng in vergaderingen? Is dat creativiteit, doorpakken, structureren, verbanden leggen, concretiseren, of iets heel anders?
b. Wat zijn omstandigheden, waarin deze kwaliteiten het meest tot hun recht komen? Oftewel: wat heb ik nodig om die kwaliteiten optimaal in te zetten? Moet de vergadering tijdig beginnen? Moet iedereen spreekruimte krijgen? Is het belangrijk dat we ons aan de tijd/agenda houden? Moet de sfeer vooral goed zijn? Of heb ik iets heel anders nodig?
2. Wissel met elkaar je antwoorden en bevindingen uit (15 minuten)
3. Maak een lijst van helpende vergaderomstandigheden (de antwoorden op b.) (10 minuten) van dit team.

2. Neem de komende drie maanden elke vergadering 3 minuten aan het begin en 3 minuten aan het eind van de vergadering:
Aan het begin: ieder kiest van de lijst 1 helpende vergaderomstandigheid om op te gaan letten. Je hoeft niet met elkaar uit te wisselen wie wat kiest. Als verschillende mensen hetzelfde punt kiezen is dat prima: kennelijk is het iets belangrijks.
Tijdens de vergadering: iedereen let op: welke signalen zie je dat die omstandigheid er al is? Op welke momenten gaat het goed? Wat gebeurt er al? Roep jezelf tot de orde als je merkt dat je op signalen aan het letten bent dat het niet goed gaat en verschuif je blik weer: wat gaat er al wel goed? Al is het maar 1 moment in de vergadering: jij hebt het gezien!
Aan het eind van de vergadering: iedereen vertelt over momenten waarop de helpende vergaderomstandigheid al aanwezig was/wat er al goed ging. Corrigeer jezelf of de ander onmiddellijk als je vervalt in het benoemen wat er niet goed ging, door onbekommerd meteen door te vragen: wat heb je gezien/gemerkt dat al goed ging?

Dit klinkt als een simpele methode. En dat is het ook, daarom is hij zo briljant.
Maar hij is niet makkelijk. Wat is het moeilijke? Om jezelf onbekommerd koppig te richten op wat er al goed gaat.
Ga het niet hebben over wat mis is, tuin er niet in!
Richt je telkens op wat er al goedgaat. De kleinste dingen. Richt je daarop: in aandacht, in bespreking met elkaar. Help elkaar erbij!

En vertel mij na 3 maanden wat er gebeurd is met jullie vergaderingen. Echt. Ik wil het horen.

P.s. In het jaarprogramma voor leiders experimenteer je met technieken om vitaliteit en effectiviteit van jou en je werkomgeving te vergroten. Vraag een gesprek aan door te mailen naar contact@stresslooswerken.nl